PERSONEL DEVAM KONTROL SİSTEMİ ÇALIŞMA PRENSİPLERİ

Değerli Girişimciler;

Aşağıda personel devam kontrol sisteminin çalışma prensipleri maddelendirilmiştir.   Bilgilerinize sunar, iyi çalışmalar dilerim.

Seda Gürcüoğlu

ATAP A.Ş.

PERSONEL DEVAM KONTROL SİSTEMİ ÇALIŞMA PRENSİPLERİ

• ETGB bünyesinde yer alan firma personellerin giriş ve çıkış saatlerinin takibi ve bölge içerisinde geçirilen sürelerin hesaplanması için, ortak bina girişlerinde yer alan PDKS cihazları aktif hale getirilmiştir. Firmalara kolaylık sağlaması amacıyla cihazlardan alınan veriler kullanılarak, yönetici şirkete verilmesi gereken personel listelerinin oluşturulması sağlanmıştır.
• Cihazlarda kullanılmak üzere, yönetici şirket tarafından ilgili firma personellerine ait kart basım işlemleri tamamlanmıştır. Yeni personel alımı, mevcut kartlarda problem yaşanması ve personel kartlarının kaybolması durumda yönetici şirket ile iletişime geçilerek kartların kısa süre içerisinde temin edilmesi gerekmektedir.
• Giriş – Çıkış kayıt işlemleri PDKS cihazlarına ilgili kartların okuma mesafesi kadar yaklaştırılmasıyla yapılacaktır.
• Sağlıklı okuma işleminden sonra, cihazdan “Teşekkürler” ifadesi sesli ikaz olarak verilecektir. Okuma tekrarlarının önüne geçmek için, 2 dakika içerisinde aynı kartın tekrar okutulması halinde, “Kaydedildi, Teşekkürler” ifadesi cihaz tarafından sesli ikaz olarak verilecektir.
• Aynı binada bulunan cihazlar üzerinde yapılan ilk okuma Giriş, ikinci okuma Çıkış olarak kayıt edilecektir. Giriş ve Çıkış arasında geçen süre, bölge içinde geçirilen süre olarak değerlendirilecektir. Cihazlar üzerinde bulunan giriş, çıkış butonlarının hesaplamaya herhangi bir tesiri olmayacaktır.
• Sistem aynı gün içerisinde birden fazla Giriş ve Çıkış kaydını takip edebilecek düzeyde olup, her bir Giriş-Çıkış kaydına ait ilgili süreyi gün toplamına ilave edecektir.
• Giriş-Çıkış kaydı ancak aynı binada bulunan cihazlar üzerinde okutma işlemleri yapıldığı zaman geçerli olacaktır. Çıkış kaydı yapılmayan durumlarda, sistem Giriş kaydını ilgili raporlarda gösterecek, fakat toplam süreye herhangi bir ilave yapmayacaktır.
• ETGB bünyesinde yer alan tüm cihazlardan kart okutma işlemi yapılabilecektir. Farklı binalarda okutulan Giriş-Çıkış kayıtlarına ait süre toplam süreye ilave edilecektir.
• Giriş-Çıkış kaydı arasında geçen süre dakika olarak hesaplanacak ve toplam süre küsuratlı saat olarak gösterilecektir.(190 Dakika -> 3,1 Saat)
• Öğle aralarında bölge dışına çıkan personellerin Çıkış ve Giriş okutma işlemlerini yapmaları zorunludur. Dışarıda geçirdikleri süre gün toplamında yer almayacaktır.
• Öğle aralarını bölge içinde geçiren firmalar, portal üzerinde Firma İşlemleri -> Firmalar bölümünde yer alan firma kayıt ekranındaki PDKS Not bölümünden, ilgili mola sürelerinden herhangi birini seçmesi durumunda, toplam sürenin yer aldığı raporlarda “x saatlik öğle arası molası bölge içerisinde geçirilmiştir” ifadesi yer alacaktır.
• Firma personellerine ait tüm kayıt işlemleri portal üzerinde yer alan Personel İşlemleri-> Personel Kayıtları bölümünden yapılacaktır. Yeni işe başlayan personellerin kayıt işlemi ve işten ayrılan personellerin çıkış işlemleri bu bölümden yapılacaktır.
• Personel bilgi değişiklikleri yönetici şirket tarafından onaylandıktan sonra PDKS cihazlarına ilgili verilerin gönderimi yine yönetici şirket tarafından yapılacaktır.
• Personel Tipi, Kapsam Dışı olan personellerin PDKS takibi yapılmayacak olup, ilgili raporlarda da görünmeyecektir. Fakat firmalar Kapsam Dışı olan personellerinin Giriş – Çıkış kayıtlarını sistem üzerinden görüntüleyeme devam edebilecektir.
• İşe Giriş ve Çıkış Tarihleri temel alınarak hesaplama yapılacaktır. Bu tarihler dışında kalan süreler ve okutmalar hesaplamaya dâhil edilmeyecektir. İşe Giriş ve Çıkış tarihlerinin boş olması durumunda tüm takvim günü hesaplamaya dâhil edilecektir.
• Durum bilgisi Pasif ya da İptal seçeneği işaretli olan personellerin PDSK takibi yapılamayacak olup ilgili raporlarda da yer almayacaklardır. Takibi yapılması istenmeyen personellerin, yönetici şirket tarafından ilgili verilerinin PDKS cihazlarında gönderilmesinden sonra, personel kartları cihazlar tarafından okunmayacaktır. 
• Akademisyen seçeneği işaretli olan personellerin günlük devam takibi yapılmayacak olup, sadece kartların okutulduğu gündeki Giriş-Çıkış kaydı içerisinde yer alan süreler hesaplanacaktır. Hafta sonu, tatil ve izinler hesaplanmayacaktır. Bilgilendirme e-postası Akademisyen personeller için gönderilmeyecektir.
• Sistematik olarak her gün 10:10, 14:35 ve 20:50 saatlerinde cihazlardan veri okuma işlemi yapılacaktır. Bu saatler dışında herhangi bir anda yönetici şirket tarafından veri okuma işlemi yapılabilecektir. Her gün 10:10 seansına ait okuma işleminin, sağlıklı şekilde gerçekleşmesi durumunda, firmalara kartını okutmayan personelleriyle ilgili bilgilendirme e-postası gönderilecektir. 10:10 seansında cihazlara erişim sağlanamaması durumunda ilk sağlıklı veri okuma işleminden sonra, e-posta gönderimi yapılacaktır. Okuma saatleri firmaların farklı mesai saatlerinden dolayı bu şekilde belirlenmiştir. Yönetici şirket tarafından okuma saatlerinde değişiklikler ve ilaveler yapılabilecektir.
• Personel Kayıtlarının detayında yer alan Aktif Projeler bölümünde personel proje eşleşmesi yapılması gerekmektedir. Bu eşlemeden sonra çıktılarda bulunan Görev Alınan Projeler bölümünde proje kodları görünecektir.
• Günlük Personel Devam Kontrolü ekranından herhangi bir tarihe ait personellere ait giriş ve çıkış kayıtları izlenebilecektir. Birden fazla Giriş-Çıkış kaydı olan personellerin, bulundukları satırın en solunda yer alan üçgen buton kullanılarak Giriş-Çıkış kayıtları detaylı şekilde görüntülenecektir.
• Aylık Personel Devam Kontrolü bölümünden her ay yönetici şirkete verilen ilgili raporların çıktısı alınabilecektir. Aylara ait kayıtlar sistem tarafından otomatik olarak oluşturulacaktır. Dökümlere ait düzenleme tarihi ve Personel Liste dökümünde yer alması gereken finansal veriler bu bölümden belirlenecektir.
• Üst Yazı, Personel Liste, Personel Detaylı raporları her ay portal üzerinden alınarak yönetici şirkete teslim edilecektir.
• İlgili ayın haftalarına ait kontrol edilmesi gereken 40 – 45 saatlik mesai kontrolü Haftalık Kontrol raporu üzerinden yapılacaktır. Her bir personel için haftalık en az 40 saat çalışma kontrolü yönetici şirket tarafından yapılacaktır. 45 saatin üzerinde çalışma süresi bulunan personellerin ilgili fazla mesailerinin teşvik kapsamı içerisinde değerlendirilmeyecek olup gerekli kontroller yine yönetici şirkete tarafından yapılacaktır.
• Yemekhane Kullanımı raporu, Yazılım Kule ’de yer alan yemekhaneyi kullanan firmalar için personellerine ait yemekhane kullanım miktarlarını gösterecektir.
• İzin ve Rapor Kayıtları bölümünden PDKS takibi yapılan personellere ait Yıllık İzin, Sağlık Raporu, Kart Okutamama, Mazeret İzni gibi istisna kayıtları girilecektir. Yönetici şirket tarafından onay verildikten sonra kayıt esnasında belirtilen Başlangıç ve Bitiş tarihleri arasında kalan süre hesaplamalara dâhil edilecektir. İstisna kayıtlarına onay verme ve geçerli sayma koşulları yönetici şirket tarafından belirlenecektir.
• Bölge Dışı Çalışmalar bölümünden, bölge dışında icra edilen ARGE faaliyetleri ve yüksek lisans eğitimlerine ait günlerin hesaplamaya dâhil edilmesi için gerekli kayıtlar oluşturulacak ve ilgili dökümler bu bölümden alınacaktır. Yönetici şirketin onayından sonra, belirtilen Başlangıç ve Bitiş tarihleri arasında kalan süre hesaplamaya dâhil edilecektir. Yeni başlayacak projeler için (Yeni Proje) seçeneğini kullanılacaktır.
• PDKS İptal Talepleri bölümünden, hesaplamaya dâhil edilmesi istenmeyen hafta sonu, tatiller ve yanlış kart basımlarına ait talep kayıtları oluşturulacaktır. Yönetici şirket tarafından onaylanması durumunda ilgili tarihler arasında yer alan süreler hesaplamaya dâhil edilmeyecektir.
• Çalışan gün süresi hesaplama yöntemi, aylık 30 gün baz alınarak yapılacaktır. Personelin eksik çalışma günü olması durumunda, o ayın hesaplanması ilgili personel için ayın son günü baz alınarak yapılacaktır. Eksik çalışma günleri o aydaki toplam gün sayısından düşülerek, çalışılan toplam gün tespit edilecektir.
• Eksik günü olmayan personellerin onaylanmış bölge dışı çalışmaları ve bölge içi çalışma günlerinin toplamı yine 30 gün üzerinden hesaplanacaktır.
• Personel işe giriş tarihinden sonraki resmi tatiller ve hafta sonları (Cumartesi, Pazar) hesaplamaya dâhil edilecektir. Dâhil edilmesi istenmeyen günlerin kaydı, PDKS İptal Talepleri bölümünden girilecektir. Yönetici şirket tarafından onaylanması halinde ilgili günler hesaplanmaya dâhil edilmeyecektir.
• Sistemsel problemlerden ötürü ay sonu alınması gereken raporların portal üzerinden temin edilememesi durumunda, yönetici şirket tarafından firmalara gönderilen ilgili raporlara ait formların doldurulup teslim edilmesi gerekmektedir.
• Bölge içerisinde geçirilen sürelerin tespiti sadece Giriş-Çıkış kayıtlarına bağlı olarak hesaplanmaktadır. Mevzuat ve sistemin güvenirliği açısından Giriş-Çıkış kaydına ait süreler ekran, rapor ve dokümanlara müdahale edilmeden olduğu gibi yansıtılacaktır.  Mesai saati başlangıcı, mesai saati bitişi, öğle arası düşümü gibi ölçülen sürelerin toplamanı etki edebilecek faktörler sistemde yer almamaktadır. Firmalar hesaplanan sürelere sadece Giriş-Çıkış kaydı oluşturarak etki edebilmektedir.
• Gece 24 ten sonra yapılan Çıkış işlemlerinde,  saat 24 de kadar olan kısım önceki takvim gününün toplamına, 24 ten sonraki kısım ise Çıkış yapılan takvim günün toplama dahil edilecektir.
•